Case: social impact support

De VerbroederIJ De VerbroederIJ

Activiteitenbeheer Stichting De VerbroederIJ

Van activiteitenplanning en website-publicatie tot communicatie, evaluatie en impact

Samenvatting

Voor De VerbroederIJ bouwden we een modulair systeem waarmee activiteiten strak gepland, gepubliceerd en beheerd worden — zonder spreadsheet-chaos, maar mét behoud van flexibiliteit voor vrijwilligers en initiatiefnemers.

Het platform ondersteunt aanmelden/afmelden, automatische evaluaties, en AI-ondersteunde communicatie (broadcasts en LinkedIn posts). De resultaten worden gestructureerd teruggeschreven voor impactanalyse (o.a. richting dedicated GPT’s genaamd IVO & SAAR).

Laag 1
Data & Governance
Google Sheets als single source of truth
Eén centrale planning met duidelijke kolomstructuur, statusvelden en autorisatie (rollen/parameters). Alles is terug te herleiden: van activiteitdetails tot communicatie- en evaluatiestatus.
■
Laag 2
Beheerinterface
Activiteitenapp voor stichtingsmanager
Een gebruiksvriendelijke beheerlaag bovenop de planning: activiteiten aanmaken/bewerken, historie raadplegen, deelnemersaantallen bijhouden en velden valideren — allemaal in huisstijl.
◫
Laag 3
Website Publicatie
Markdown generatie & versiebeheer
Met één ‘Post website’-schakel wordt automatisch content gegenereerd (Markdown + afbeeldingen), gepubliceerd naar de website (GitLab/website flow) én geback-upt. Updates en verwijderingen worden netjes gesynchroniseerd.
▲
Laag 4
Aan- & Afmelden
Veilig, actueel en misbruikbestendig
Formulieren tonen alleen relevante activiteiten (bijv. nog niet geweest) en afmelden kan alleen voor echte inschrijvingen. Unieke afmeldlinks/codes beperken misbruik en geven deelnemers duidelijkheid en controle.
●
Laag 5
Evaluaties & Leren
Automatisch uitnodigen en resultaten tellen
Na afloop van een activiteit worden deelnemers automatisch uitgenodigd voor korte of lange evaluatie. Statussen (uitgenodigd/ingevuld) en aantallen (verstuurd/ontvangen) worden live bijgehouden voor kwaliteitsverbetering.
◎
Laag 6
Communicatie met AI
Broadcasts & LinkedIn posts in de juiste toon
AI helpt bij het schrijven van broadcasts en social content op basis van de activiteitdetails. De mens blijft in controle: review, aanpassen, publiceren — maar met veel minder handwerk.
↻
Laag 7
Impact & Verantwoording
Van ruwe input naar stuurinformatie
Evaluaties, deelname-data en activiteitcategorieën vormen samen een basis voor impactanalyse en verantwoording richting partners (o.a. IVO/SAAR) — met consistente definities en herleidbaarheid.
◉

Kern Capabilities

De workflow van idee → uitvoering → leren → impact

●
Planning & Capaciteit
Eenduidige planning met velden voor tijden, locaties, begeleiding, capaciteit, inschrijving en historie.
▣
Publicatie naar Website
Eén druk op de knop: Markdown + afbeeldingen genereren, publiceren, bijwerken of verwijderen inclusief backup.
↻
Automations
Triggers op statusvelden: deelnemers tellen, evaluaties versturen, content klaarzetten, status terugschrijven.
◎
AI Content Assist
Broadcasts en LinkedIn posts op basis van activiteitcontext, met menselijke review en consistente toon.
◉
Evalueren & Verbeteren
Korte/lange evaluaties, status tracking en automatische tellingen voor sturen op kwaliteit.
⇄
Impact & Rapportagebasis
Data-structuur die aansluit op impact-denken: herleidbaar, consistent en klaar voor dashboards/rapportages.
○

Menselijk, maar schaalbaar

Vrijwilligerswerk vraagt flexibiliteit — maar bestuur en partners vragen grip. Deze oplossing combineert beide: lichte tooling waar het kan, stevige governance waar het moet.

Wat het oplevert

Minder handwerk

Automatisering vervangt copy/paste en losse lijstjes.

Consistent publiceren

Altijd actuele website-content vanuit de planning.

Betere opkomst

Duidelijke inschrijving, afmelding en communicatie.

Sneller leren

Evaluaties komen vanzelf binnen en worden verwerkt.

Sturen op kwaliteit

Historie + feedback geven richting aan verbetering.

Impact-basis

Data klaar voor analyse en verantwoording.

Technologie Stack

Data
Google Sheets
Logic
Google Apps Script
UI
Activiteitenapp (Web App/AppSheet)
Publicatie
Markdown + Git (GitLab)
Automations
Make.com
AI Assist
OpenAI (posts/broadcasts)
BEZOEK www.deverbroederij.nl
steun stichting de verbroederij
IK WIL OOK AAN DE SLAG

Scroll naar boven